챗GPT 엑셀 사용법｜파일만 올리고 매출·데이터 분석하는 방법
엑셀 파일은 있는데 어디서부터 분석해야 할지 모르겠다면 ChatGPT를 활용할 수 있습니다. XLSX나 CSV 파일을 올리고 평소 말하듯 질문하면 합계 계산, 매출 변화, 인기 상품, 이상한 데이터, 그래프 등을 확인할 수 있습니다.엑셀 함수나 피벗테이블을 잘 몰라도 ...
AI 도구를 실제 업무와 일상에서 더 쉽게 활용할 수 있도록 핵심 방법과 예시를 중심으로 정리했습니다.
본문
엑셀 함수나 피벗테이블을 잘 몰라도 시작할 수 있습니다. 이번 글에서는 초보자가 ChatGPT로 엑셀 데이터를 분석하는 방법을 실제 프롬프트와 함께 알아보겠습니다.
1. 엑셀 파일을 챗GPT에 올리는 방법
먼저 ChatGPT 대화창에서 분석하고 싶은 엑셀이나 CSV 파일을 첨부합니다. 파일을 올린 뒤 무엇을 알고 싶은지 질문하면 됩니다.
이 엑셀 파일이 어떤 데이터인지 먼저 분석해줘.
중요한 특징과 확인할 만한 부분도 알려줘.
2. 매출 데이터를 분석하기
온라인 쇼핑몰, 매장, 사업체 등의 매출 자료가 있다면 기간별 매출 변화와 잘 팔린 상품을 확인할 수 있습니다.
이 엑셀 파일의 매출 데이터를 분석해줘.
1. 월별 총매출
2. 가장 많이 판매된 상품 10개
3. 매출이 가장 높은 달
4. 매출이 가장 낮은 달
5. 전달보다 매출이 크게 변한 기간
을 표로 정리하고 마지막에 핵심 특징을 쉽게 설명해줘.
단순 총합만 보는 것보다 전월 대비 변화, 상품별 차이, 갑자기 변한 기간을 함께 물어보는 것이 더 유용합니다.
3. 가장 많이 팔린 상품 찾기
상품이 수백 개라면 직접 정렬하지 않고 판매량이나 매출액 기준으로 순위를 요청할 수 있습니다.
상품별 판매량을 합산해서 많이 팔린 상품 순으로 20개를 보여줘.
판매량과 총매출도 같이 표시하고
판매량은 높지만 매출은 낮은 상품이 있다면 따로 알려줘.
4. 복잡한 엑셀을 한눈에 요약하기
행이 수천 개 있는 파일을 처음부터 확인하기 어렵다면 먼저 데이터 전체의 구조와 특징부터 요약해달라고 해보세요.
이 파일의 데이터를 처음 보는 사람에게 설명한다고 생각하고 정리해줘.
각 열이 무엇을 의미하는지 설명하고,
전체 데이터의 중요한 특징 10개와 눈에 띄는 이상한 부분을 알려줘.
5. 합계·평균·최댓값 쉽게 계산하기
SUM이나 AVERAGE 같은 엑셀 함수를 몰라도 자연어로 계산을 요청할 수 있습니다.
이 데이터에서
전체 매출 합계,
1건당 평균 주문금액,
가장 큰 주문금액,
가장 작은 주문금액을 계산해줘.
계산 결과가 어떤 의미인지도 쉽게 설명해줘.
6. 조건에 맞는 데이터만 찾기
엑셀 필터를 직접 설정하지 않고 원하는 조건을 말해서 해당 데이터만 추려낼 수도 있습니다.
매출이 100만원 이상인 주문만 찾아서 정리해줘.
서울 지역 고객 중 주문 횟수가 3번 이상인 사람만 찾아줘.
환불된 주문만 모아서 상품별 환불 건수를 계산해줘.
7. 이상한 데이터나 오류 찾기
입력 실수나 비정상적으로 큰 숫자처럼 데이터에서 튀는 값을 찾는 작업에도 활용할 수 있습니다.
이 데이터에서 이상한 값을 찾아줘.
평균과 비교해 지나치게 크거나 작은 숫자,
비어 있는 셀,
중복된 데이터,
형식이 다른 값이 있다면 각각 정리해줘.
임의로 수정하지 말고 의심되는 항목만 알려줘.
특히 고객 목록, 주문 내역, 재고 자료처럼 행이 많은 파일에서 유용합니다.
8. 중복 데이터 찾기
회원 명단이나 주문번호처럼 같은 값이 중복됐는지 확인해야 한다면 기준 열을 지정해서 찾아달라고 할 수 있습니다.
이 파일에서 주문번호가 중복된 행을 찾아줘.
중복 횟수와 해당 행의 정보를 표로 보여줘.
아직 삭제하거나 수정하지는 마.
9. 엑셀 데이터를 그래프로 만들기
숫자만 보면 변화가 잘 보이지 않을 때는 차트를 요청할 수 있습니다. ChatGPT는 데이터에 맞는 그래프를 선택하거나 사용자가 원하는 차트 종류를 지정해 만들 수 있습니다.
월별 매출 변화를 가장 보기 좋은 그래프로 만들어줘.
그래프를 보고 알 수 있는 중요한 변화도 설명해줘.
상품별 총매출 상위 10개를 막대그래프로 만들어줘.
매출이 높은 순서대로 정렬해줘.
매출 추세는 선 그래프, 상품별 비교는 막대그래프처럼 데이터 목적에 따라 형태를 지정하면 더 보기 좋습니다.
10. 데이터 정리하고 새로운 열 만들기
기존 데이터를 기반으로 새로운 계산 열을 추가하거나 형식을 정리하는 작업도 가능합니다.
판매수량 × 판매가격을 계산해서 '총매출'이라는 새 열을 만들어줘.
그다음 상품별 총매출을 계산해서 높은 순서대로 정리해줘.
11. 엑셀 함수를 만들어달라고 하기
직접 엑셀에서 작업해야 한다면 데이터를 분석하는 대신 필요한 함수를 만들어달라고 요청할 수도 있습니다.
A열에 판매가격이 있고 B열에 판매수량이 있어.
C열에 총금액을 계산하려면 어떤 엑셀 함수를 넣어야 하는지 알려줘.
D열의 점수가 80점 이상이면 '합격', 아니면 '불합격'이라고 표시하고 싶어.
사용할 엑셀 함수를 알려줘.
함수를 잘 모른다면 현재 열 구조를 설명하고 어느 셀에 넣어야 하는지까지 알려달라고 요청하면 초보자가 따라 하기 더 쉽습니다.
12. 엑셀 분석 전에 파일을 이렇게 정리하면 좋다
ChatGPT가 데이터를 더 정확하게 이해할 수 있도록 파일 구조를 단순하게 만드는 것이 좋습니다.
✓ 첫 번째 행에 명확한 열 이름 넣기
✓ 한 행에는 한 건의 데이터만 넣기
✓ 상품명, 날짜, 금액처럼 쉽게 이해할 수 있는 열 이름 사용하기
✓ 데이터 중간에 불필요한 빈 행이나 빈 열 넣지 않기
✓ 하나의 시트에 서로 관계없는 여러 표를 섞지 않기
✓ 중요한 숫자를 이미지로 붙여넣지 말고 실제 셀 값으로 입력하기
13. 챗GPT에게 분석 방법까지 설명하게 하기
숫자 결과만 받는 것보다 어떤 방식으로 계산했는지 함께 설명하게 하면 결과를 검토하기 쉽습니다.
이 데이터를 분석해줘.
결과만 보여주지 말고 어떤 열을 사용했고 어떤 계산 방법을 사용했는지도 설명해줘.
확실하지 않은 부분이나 데이터가 부족한 부분도 따로 알려줘.
14. 고객 정보를 올릴 때는 주의하기
엑셀에는 개인정보가 포함되는 경우가 많습니다. 분석에 필요하지 않은 개인정보는 파일을 올리기 전에 제거하는 것이 좋습니다.
✓ 주민등록번호
✓ 계좌번호
✓ 비밀번호
✓ 카드번호
✓ 업무상 외부에 공개하면 안 되는 내부 정보
이름 자체가 분석에 필요하지 않다면 고객1, 고객2처럼 익명화해서 사용하는 것도 방법입니다.
바로 복사해서 쓰는 엑셀 분석 프롬프트 6개
이 엑셀 파일을 전체적으로 분석해줘.
중요한 특징 10개와 눈에 띄는 변화, 이상한 데이터를 찾아서 초보자도 이해할 수 있게 설명해줘.
월별 매출을 계산하고 전월 대비 증가율을 보여줘.
매출 변화가 가장 큰 달과 그 이유를 데이터에서 추정할 수 있다면 설명해줘.
상품별 판매량과 매출을 계산해서 상위 10개와 하위 10개를 표로 보여줘.
빈 값, 중복 데이터, 비정상적으로 큰 값이나 작은 값 등 확인이 필요한 데이터를 찾아줘. 임의로 삭제하지는 마.
이 데이터를 가장 이해하기 쉬운 그래프로 만들어줘.
왜 이 그래프를 선택했는지도 설명하고 그래프에서 알 수 있는 핵심 내용 3개를 알려줘.
내가 이 엑셀 파일을 볼 시간이 5분밖에 없다고 생각하고 반드시 알아야 할 내용만 정리해줘.
숫자가 중요한 내용은 실제 수치도 함께 표시해줘.
엑셀 안에서 직접 ChatGPT를 사용할 수도 있다
파일을 ChatGPT에 업로드하는 방법 외에도 현재는 Excel과 Google Sheets 안에서 ChatGPT를 사용하는 기능도 제공되고 있습니다.
스프레드시트 옆에서 자연어로 질문하고, 기존 표를 이해하거나 수정하고, 수식이나 분석을 요청하는 방식입니다. 사용하려면 해당 스프레드시트 환경에서 ChatGPT 기능을 설치하거나 활성화해야 합니다.
처음 사용하는 사람이라면 우선 ChatGPT 대화창에 파일을 직접 올려 분석하는 방식부터 익히는 것이 가장 간단합니다.
자주 묻는 질문
XLS, XLSX, CSV 등 일반적인 스프레드시트 파일을 지원합니다. 이용 가능한 기능은 계정이나 환경에 따라 차이가 있을 수 있습니다.
가능합니다. 알고 싶은 내용을 자연어로 설명하면 합계 계산, 그룹별 비교, 데이터 요약 등을 요청할 수 있습니다.
가능합니다. 데이터에 적합한 차트를 자동으로 선택하게 하거나 막대그래프, 선그래프 등 원하는 형태를 직접 지정할 수 있습니다.
가능합니다. CSV 파일 역시 업로드한 뒤 엑셀 파일과 비슷한 방식으로 분석할 수 있습니다.
아닙니다. 중요한 업무나 금액 계산이라면 사용한 열과 계산 방식을 확인하고 원본 데이터와 결과를 다시 검토하는 것이 좋습니다.
정리
ChatGPT의 엑셀 활용은 복잡한 함수부터 배우는 것보다 현재 파일에서 무엇을 알고 싶은지 자연어로 질문하는 것에서 시작하면 됩니다.
처음에는 “이 파일에서 중요한 특징 10개를 찾아줘”처럼 간단하게 시작해보세요. 이후 매출 분석, 상품 순위, 중복 데이터 확인, 이상값 찾기, 그래프 생성처럼 필요한 작업을 하나씩 추가하면 엑셀을 잘 모르는 사람도 데이터를 훨씬 쉽게 활용할 수 있습니다.
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