챗GPT로 회의록 정리하기｜메모·녹음을 요약하고 할 일까지 뽑는 방법
회의가 끝난 뒤 메모를 다시 읽으면서 회의록을 정리하려면 생각보다 많은 시간이 걸립니다. 특히 참석자가 많거나 회의가 길었다면 무엇이 결정됐고 누가 어떤 일을 해야 하는지 다시 찾는 것부터 어렵습니다.이럴 때 ChatGPT에 회의 메모나 녹취 내용을 넣으면 핵심 내용을...
AI 도구를 실제 업무와 일상에서 더 쉽게 활용할 수 있도록 핵심 방법과 예시를 중심으로 정리했습니다.
본문
이럴 때 ChatGPT에 회의 메모나 녹취 내용을 넣으면 핵심 내용을 요약하고, 결정사항과 담당자별 할 일을 따로 정리할 수 있습니다. 이번 글에서는 회의 내용을 실제 업무에 바로 사용할 수 있는 회의록으로 바꾸는 방법을 알아보겠습니다.
1. 회의 내용을 그대로 붙여 넣어도 된다
회의 중 작성한 메모가 정리되어 있지 않아도 괜찮습니다. 처음에는 내용을 그대로 붙여 넣고 구조화하도록 요청하면 됩니다.
아래 회의 메모를 정리해줘.
다음 형식으로 작성해줘.
1. 회의 목적
2. 주요 논의 내용
3. 결정된 사항
4. 아직 결정되지 않은 사항
5. 앞으로 해야 할 일
6. 담당자
7. 마감기한
회의에서 언급되지 않은 내용은 추측해서 추가하지 마.
[회의 메모 붙여넣기]
회의 내용을 단순히 짧게 줄이는 것보다 결정사항과 다음 행동을 분리해달라고 하는 것이 업무에서는 훨씬 유용합니다.
2. 긴 녹취록은 먼저 핵심만 요약하기
1시간 이상 진행된 회의라면 녹취록 전체를 바로 회의록으로 바꾸기보다 먼저 핵심 내용을 파악하는 것이 좋습니다.
이 회의 녹취록을 읽고 가장 중요한 내용 10개만 먼저 정리해줘.
잡담이나 반복된 의견은 제외하고
실제 업무와 관련된 내용만 남겨줘.
특히 결정된 내용과 일정이 있다면 먼저 표시해줘.
3. 결정된 내용만 따로 찾기
회의가 길어지면 많은 의견이 오가지만 실제로 결정된 내용은 몇 가지뿐인 경우가 많습니다.
이 회의 내용에서 실제로 결정된 사항만 찾아줘.
단순히 누군가 제안한 내용과
최종적으로 결정된 내용을 구분해줘.
확실히 결정됐다고 볼 수 없는 내용은
'검토 중'으로 따로 표시해줘.
이렇게 요청하면 아이디어와 최종 결정이 섞이는 것을 줄일 수 있습니다.
4. 담당자별 할 일 정리하기
회의록에서 가장 실용적인 부분은 누가 무엇을 해야 하는지 정리하는 것입니다.
회의에서 나온 후속 업무를 담당자별로 정리해줘.
표 형식으로
담당자 / 해야 할 일 / 마감기한 / 현재 상태
순서로 보여줘.
담당자나 기한이 명확하지 않은 업무는 임의로 정하지 말고 '미정'이라고 표시해줘.
5. 마감기한과 날짜만 따로 확인하기
회의에서는 날짜가 여러 번 언급되기 때문에 중요한 일정을 놓치기 쉽습니다.
이 회의 내용에서 날짜와 마감기한이 언급된 부분을 전부 찾아줘.
날짜 / 해야 할 일 / 담당자 / 관련 내용
형식으로 정리해줘.
날짜가 불분명하면 임의로 계산하지 마.
6. 회의록을 아주 짧게 만들 수도 있다
팀원들에게 공유할 회의록이라면 모든 대화를 적기보다 중요한 내용만 짧게 만드는 편이 읽기 좋습니다.
이 회의 내용을 1분 안에 읽을 수 있는 회의록으로 만들어줘.
핵심 논의 3~5개
결정사항
할 일
담당자와 기한
만 남기고 나머지는 생략해줘.
7. 상사에게 보고할 회의 요약 만들기
회의에 참석하지 않은 상사에게 보고한다면 일반 회의록보다 결론이 먼저 보이는 형태가 좋습니다.
아래 회의 내용을 참석하지 않은 팀장에게 보고할 수 있도록 정리해줘.
가장 중요한 결론을 맨 위에 배치하고
결정된 사항
현재 문제
추가 결정이 필요한 부분
다음 일정
순서로 작성해줘.
세부적인 대화 내용은 줄여줘.
8. 회의 내용을 이메일로 바로 바꾸기
회의가 끝난 뒤 참석자들에게 결과를 공유해야 한다면 정리한 회의록을 이메일 형식으로 바로 바꿀 수도 있습니다.
이 회의록을 참석자들에게 보낼 업무 이메일로 바꿔줘.
긴 회의 내용을 그대로 넣지 말고
결정사항과 각 담당자가 해야 할 일만 정리해줘.
마지막에는 추가로 수정할 내용이 있으면 회신해달라는 문장을 자연스럽게 넣어줘.
9. 여러 사람의 의견을 비교하기
회의에서 서로 다른 의견이 나왔다면 사람별로 정리하도록 요청할 수 있습니다.
이 회의에서 나온 주요 의견을 화자별로 정리해줘.
각 사람의 주장
공통된 의견
서로 다른 의견
아직 합의되지 않은 부분
을 구분해줘.
사람의 의도를 추측하지 말고 실제 발언 내용만 기준으로 정리해줘.
10. 회의 중 반복된 문제를 찾기
프로젝트 회의에서는 같은 문제가 반복해서 언급되는 경우가 있습니다. 이런 부분을 따로 찾으면 다음 회의 준비에도 도움이 됩니다.
회의에서 두 번 이상 반복해서 언급된 문제나 걱정되는 부분을 찾아줘.
각 문제마다
무슨 문제인지
언급된 원인
제시된 해결방법
아직 해결되지 않은 부분
을 정리해줘.
11. 다음 회의 안건까지 만들기
이번 회의에서 해결되지 않은 내용을 이용해 다음 회의의 안건을 만들 수도 있습니다.
이 회의에서 아직 결정되지 않았거나 추가 확인이 필요한 내용을 찾아줘.
그 내용을 바탕으로 다음 회의 안건을 만들어줘.
각 안건마다
확인할 내용
준비해야 할 자료
결정해야 할 사항
을 함께 정리해줘.
12. 직접 녹음해서 회의록을 만들 수도 있을까?
지원되는 환경에서는 ChatGPT의 녹음 기능을 이용해 회의나 음성 메모를 전사하고 요약할 수도 있습니다.
현재 ChatGPT Record는 Plus, Pro, Business, Enterprise, Edu 환경에서 제공되며 macOS 데스크톱 앱에서 사용할 수 있습니다. 회의 내용을 녹음하면 전사와 요약을 만들고 이후 할 일이나 이메일 등의 형태로 다시 정리할 수 있습니다.
현재 한 번의 녹음 세션은 최대 4시간까지 지원되지만 기능과 한도는 변경될 수 있습니다.
13. 한국어 녹취는 고유명사를 특히 확인하기
자동 음성 인식은 편리하지만 모든 단어를 정확하게 받아쓰는 것은 아닙니다.
✓ 직원 이름
✓ 회사명과 브랜드명
✓ 제품명
✓ 금액
✓ 날짜와 시간
✓ 영어나 약어
✓ 전문용어
특히 중요한 회의에서는 자동으로 만들어진 회의록의 이런 부분부터 확인하는 것이 좋습니다.
14. 회의 내용을 표로 정리하면 더 보기 쉽다
이 회의 내용을 아래 표로 정리해줘.
구분 / 내용 / 담당자 / 기한 / 상태
구분에는
결정사항
할 일
확인 필요
보류
를 사용해줘.
회의에서 확인할 수 없는 정보는 빈칸으로 두지 말고 '미정'이라고 적어줘.
15. 회의록을 프로젝트 계획으로 바꾸기
프로젝트 시작 회의라면 회의 내용을 단순 보관하는 데서 끝내지 않고 실제 실행 계획으로 바꿀 수 있습니다.
이 회의 내용을 실제 실행 계획으로 바꿔줘.
목표
해야 할 일
담당자
우선순위
마감기한
선행 작업
확인해야 할 위험요소
순서로 정리해줘.
회의에서 언급되지 않은 일정이나 담당자는 임의로 추가하지 마.
바로 복사해서 쓰는 회의록 만능 프롬프트
아래는 회의 메모 또는 녹취록이야.
실제 회사에서 공유할 수 있는 회의록으로 정리해줘.
다음 순서로 작성해줘.
1. 회의 목적
2. 핵심 요약 5개
3. 주요 논의 내용
4. 최종 결정사항
5. 아직 결정되지 않은 사항
6. 후속 업무
7. 담당자별 해야 할 일
8. 마감기한
9. 다음 회의에서 확인할 내용
잡담과 반복되는 내용은 제거하고
사람의 의도는 추측하지 마.
담당자, 날짜, 숫자가 명확하지 않은 경우에는 임의로 만들지 말고 '미정'이라고 표시해줘.
[회의 내용]
회의록 AI를 사용할 때 주의할 점
✓ 회사 기밀정보를 그대로 입력해도 되는지 확인하기
✓ 녹음 전 참석자의 동의와 회사 규정 확인하기
✓ 담당자 이름이 잘못 인식되지 않았는지 확인하기
✓ 금액과 날짜 다시 확인하기
✓ 제안과 최종 결정을 구분하기
✓ AI가 임의로 담당자나 기한을 만들지 않았는지 확인하기
✓ 회의록 공유 전에 사람이 한 번 최종 검토하기
초보자는 이 순서대로 해보세요
자주 묻는 질문
가능합니다. 회의 메모나 녹취 내용을 제공하면 핵심 요약, 결정사항, 후속 업무 등으로 정리할 수 있습니다.
회의에서 담당자와 업무가 명확하게 언급됐다면 각각의 할 일을 분리해 표 형태로 정리하도록 요청할 수 있습니다.
지원되는 환경에서는 ChatGPT Record 기능을 이용해 회의를 전사하고 요약할 수 있습니다. 현재는 지원 요금제의 macOS 데스크톱 앱에서 이용할 수 있습니다.
중요한 이름, 날짜, 숫자, 담당자, 결정사항은 원본 회의 내용과 비교한 뒤 공유하는 것이 좋습니다.
가능합니다. 정리된 회의록을 바탕으로 참석자용 이메일, 프로젝트 계획, 할 일 목록, 다음 회의 안건 등으로 다시 작성할 수 있습니다.
정리
ChatGPT로 회의록을 정리할 때 가장 중요한 것은 회의 내용을 단순하게 요약하는 데서 끝내지 않는 것입니다. 실제 업무에서는 무엇이 결정됐고, 누가 무엇을 해야 하며, 언제까지 해야 하는지가 더 중요합니다.
처음에는 회의 내용을 그대로 넣고 핵심 요약부터 만들어보세요. 이후 결정사항, 담당자, 마감기한, 다음 회의 안건 순으로 하나씩 정리하면 긴 회의도 실제 업무에 바로 사용할 수 있는 문서로 빠르게 바꿀 수 있습니다.
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